Ist die Schließanlage noch aktuell und sicher?

Die Sicherheit einer mechanischen Schließanlage bemisst sich in erster Linie anhand ihrer physikalischen Eigenschaften. Doch auch organisatorische Fragen spielen eine Rolle, beispielsweise ob noch alle Schlüssel vorhanden und die vergebenen Zutrittsberechtigungen noch den aktuellen Anforderungen entsprechen. Deshalb sollten Schließanlagen in regelmäßigen Intervallen in Hinblick auf relevante Gesichtspunkte kontrolliert werden. 

Die Anforderungen an die Widerstandfähigkeit einer mechanischen Schließanlage umfassen Punkte wie Schutz gegen Aufbohren, Abreißen oder Herausziehen des Zylinders, ebenso die Frage, wie das Kopieren des Schlüssels verhindert oder erschwert werden kann. Doch Türe und Tore müssen nicht immer mit Gewalt geöffnet, Schlüssel nicht dupliziert werden, um sich unbefugten Zutritt zu verschaffen, wenn sich im Lauf der Jahre beim Management der Schließanlage Fehler eingeschlichen haben. Auch diese sind sicherheitsrelevant, deshalb sollte neben der mechanischen Kontrolle in regelmäßigen Abständen auch eine organisatorische Prüfung erfolgen. 

Die wichtigsten Punkte, die es zu kontrollieren gilt, sind: 

1. Das Schlüsselmanagement: Sind die Verantwortlichen für die Schlüsselverwaltung jederzeit in der Lage, eine verlässliche Auskunft zu geben, wer welchen Schlüssel erhalten hat, welche Schlüssel als verloren gemeldet und welche zurückgegeben worden sind. Dazu müssen Schlüsselaus- und -rückgabe sowie Verlustanzeigen zuverlässig dokumentiert werden. 
2. Plausibilität der Berechtigungen: Im Lauf der Jahre ändern sich Zuständigkeiten, Arbeitsprozesse und Raumbelegungen. Daher ist im Rahmen der regelmäßigen Kontrollen auch zu hinterfragen, ob die ausgegebenen Schlüssel und die damit vergebenen Zutrittsberechtigungen noch angemessen oder neu zu organisieren sind. Das kann auch bedeuten, dass einzelne Schlüssel eingezogen oder Zylinder ausgetauscht werden müssen. 
3. Aktualität der Dokumentation: Das gesamte Management der Schließanlage steht und fällt mit der ordentlichen Dokumentation der Schließanlage, also wenn Zylinder ausgetauscht oder Erweiterungen der Anlage vorgenommen werden. Nur so ist beispielsweise bei eventuellen Schlüsselverlusten ein schneller Überblick möglich, welche Zugänge betroffen sind und besonders geschützt werden müssen, zum Beispiel durch ein mechanisches Upgrade oder einen Austausch der betroffenen Zylinder. 
4. Realitäts-Check: Nicht zuletzt sollte bei dieser Gelegenheit auch überlegt werden, ob die mechanische Schließanlage noch den aktuellen Anforderungen entspricht. Handhabbarkeit bei den täglichen Arbeitsprozessen, Flexibilität und Skalierbarkeit sind nur einige der Punkte, die unter Umständen für den Wechsel zu einer elektronischen Schließanlage sprechen. 

Anforderungen an die Schließanlage 

Ob die mechanische Schließanlage noch dem aktuellen Bedarfsprofil entspricht, ist von vielen Faktoren abhängig. Dazu zählt neben anderem die Komplexität der Zutrittslösung: 

• Wie viele Zylinder umfasst die Lösung (an Türen, Toren, Schränken etc.)? 
• In wie viele unterschiedliche Schließgruppen unterteilen sich die Berechtigungen (Generalschlüssel, Haupt- und Untergruppen, Einzelschließungen)? 
• Wie viele Schlüssel sind insgesamt im Umlauf? 

Dabei sollte man auch kurz- und mittelfristige Entwicklungen im Unternehmen im Auge behalten: 

• Werden standortübergreifende Schließlösungen benötigt? 
• Sind relevante Erweiterungen der Schließanlage absehbar, z.B. wegen zusätzlich gemieteter Etagen oder neuer Gebäude am Standort? 
• Werden häufiger Reorganisationen nötig, sei es in den Teams / Abteilungen, sei es in der Raumverteilung? 

Nicht zuletzt sind auch Arbeitsabläufe, Handlingfragen und mögliche Prozessverbesserungen in Betracht zu ziehen: 

• Hat sich die Frequentierung von Türen, Toren etc. verändert? 
• Hat sich die Zahl der Türen in Sicherheitsbereichen erhöht? 
• Können durch andere technische Zutrittslösungen, wie RFID-Transponder oder Chipkarten, Abläufe effizienter gestaltet werden? 
• Können durch die Koppelung der Schließanlage mit anderen Systemen (Arbeitszeiterfassung, Gebäude-Automation etc.) Prozessoptimierungen erreicht werden? 
  

Sicherheit an erster Stelle 

Wie sind nun die Ergebnisse der vorangegangenen Fragen zu bewerten? Zunächst einmal muss eine höhere Komplexität als höheres Kostenrisiko bewertet werden, wenn es zu Schlüsselverlusten kommt. Je größer die Anlage und je mehr Schließberechtigungen mit dem Schlüssel verbunden sind, umso höher der Aufwand und der Schaden, wenn ein Austausch der betroffenen Schließzylinder nötig wird: Neue Zylinder und Schlüssel müssen beschafft werden, dazu kommen die Kosten für den Einbau sowie die verlorene Arbeitszeit der eigenen Belegschaft durch Rücknahme und Neuausgabe der Schlüssel. Was natürlich nur dann zuverlässig funktioniert, wenn die Dokumentation der Anlage aktuell ist und jede Veränderung in den Unterlagen festgehalten wurde. Umgekehrt lohnt sich dann umso eher eine elektronische Schließanlage, bei der ein verlorener Schlüssel einfach aus dem System ausgebucht werden kann und die Zylinder lediglich geupdated, nicht aber ausgebaut und ersetzt werden müssen. 

Auch der Bedarf an standortübergreifenden Lösungen oder ein bevorstehender Ausbau des Unternehmens, der eine Erweiterung der Schließanlage nötig macht, bietet Anlass zum Umstieg auf eine aktuelle, flexible Technik, die sich einfacher verwalten lässt, auch über mehrere Unternehmensstandorte hinweg und bei steigenden Zahlen von Schlössern und Berechtigungen. Insbesondere müssen aber häufigere Reorganisationen zu denken geben. Hier sollten Sie eine ehrliche Bilanz ziehen: Werden bislang die damit verbundenen Änderungen der Schließanlage konsequent umgesetzt? Oder wurden Zylinderwechsel und Schlüsseltausch aufgrund der damit verbundenen Kosten und Aufwände schon einmal zurückgestellt? Das ist ein deutliches Alarmsignal, denn dies bedeutet ein potenzielles Risiko – dabei sollte doch die Sicherheit an erster Stelle stehen. 

Machen Sie sich auch bewusst, dass nach mehreren Betriebsjahren die tägliche Arbeit nicht mehr so verläuft, wie es zu der Zeit üblich war, als eine Schließanlage geplant worden war. Vielleicht ging man damals davon aus, dass eine bestimmte Tür nur selten aufgesperrt werden muss, und inzwischen wird sie viel häufiger passiert. Dann müssen die Mitarbeiter ständig nach dem Schlüssel kramen – oder sie behelfen sich, indem die Tür unzulässigerweise offengehalten wird. 

Oder man ging davon aus, dass die Tür lediglich für Personen benötigt wird, und inzwischen wird dort regelmäßig Material transportiert, wobei die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Hände voll haben oder mit rollenden Transporten unterwegs sind. Dann bieten sich elektronische Türöffner an, die beispielsweise mit einer Chipkarte oder einem RFID-Armband bedient werden können, anstatt mit einem herkömmlichen Schlüssel. Mit der zunehmenden Verbreitung von „smarter“ Gebäudetechnik ergeben sich zudem neue technische Möglichkeiten im Zusammenspiel mit einer elektronischen Schließanlage, beispielsweise die Erkennung, ob ein Raum benutzt wird, so dass dann automatisch Licht- und Klima-Technik in Betrieb gesetzt werden. 

Fazit 

Auch wenn eine mechanische Schließanlage nach physikalischen Gesichtspunkten keine Mängel hat, gibt es Umstände, die die Sicherheit der Zutrittslösung beeinträchtigen können. Schlüsselverluste und überholte Berechtigungen, mangelhafte Dokumentation von Veränderungen und überholte Abläufe, die dazu führen, dass Zugänge offenbleiben, stellen Risiken dar, die sich im Laufe der Zeit einschleichen. Eine regelmäßige Kontrolle trägt dazu bei, solchen Gefährdungen auf die Spur zu kommen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass es keine verdeckten Sicherheitsmängel gibt. Jedoch sollte man auch in Betracht ziehen, dass die Lösung in einem Systemwechsel liegen kann, mit dem Handling, Komfort und Sicherheit verbessert werden. Elektronische Schließanlagen sind flexibler und leichter skalierbar, verursachen deutlich weniger Kosten bei Schlüsselverlusten und bieten ein einfacheres, komfortableres Management.