Eine Universität ist im Vergleich zu einer Büro- oder Wohnimmobilie wesentlich komplexer. Diverse Nutzergruppen, zahlreiche Gebäude, verteilte Standorte und unzählige Besucher stellen die Verantwortlichen vor große Herausforderungen. Wir stellen Ihnen eine Checkliste zur Verfügung, die dabei unterstützt eine Zugangslösung zu entwickeln, die Sicherheit, Bedienbarkeit und Wirtschaftlichkeit ein einem Gesamtkonzept vereint.
Eine Hochschule zeichnet sich aus Sicht eines Sicherheitsverantwortlichen durch eine große Breite an Gruppen aus, die bei der Zutrittskontrolle zu berücksichtigen sind. Da ist das Lehr- und Forschungspersonal, wie Professoren sowie interne und externe Dozenten und deren Mitarbeiter, dann die Angestellten in den verschiedensten Bereichen, die Studentinnen und Studenten, die zum Teil auch als Mitarbeiter tätig sind oder sich in studentischen Organisationen mit eigenen Räumlichkeiten treffen. Noch komplexer wird es durch verschiedene Organisationsbereiche auf, wie unterschiedliche Fachbereiche oder Institute. Zu berücksichtigen sind darüber hinaus Lieferanten und externe Dienstleister, und nicht zuletzt Besucher, wie etwa bei öffentlichen Veranstaltungen.
Weiter gesteigert wird die Komplexität durch Räumlichkeiten von äußerst unterschiedlicher Charakteristik, von offenen Bereichen über Seminarräume, Büros und Lagerräume für teures Equipment oder gefährliche Materialien bis hin zu Laboren, die nur von geschultem Personal betreten werden dürfen. Und nicht zuletzt umfassen Hochschulen und Universitäten häufig eine Vielzahl von Gebäuden, Außengelände und Nebenstellen, womöglich sogar mehrere Standorte in verschiedenen Städten.
Gesamtkonzept notwendig
Alles in Allem stellt das Zugangsmanagement im Bereich der Hochschulen eine herausfordernde Aufgabe dar. Um diese adäquat zu bewältigen, reicht es nicht, sich allein auf die technische Gebäude-Ausstattung zu verlassen. Eine elektronische Zugangslösung bietet viele Vorteile und Möglichkeiten. Doch diese müssen auch wirkungsvoll eingesetzt werden, damit die gesteckten Sicherheitsziele erreicht werden können.
Dazu hilft es, ein umfassendes Konzept zu erstellen, das alle Anforderungen und Eigenheiten einer Universität berücksichtigt. Hier sind oft unterschiedliche Entscheidungsträger mit verschiedenen Interessen beteiligt. Daher ist es wichtig, in einer sinnvollen Reihenfolge vorzugehen und den jeweiligen Stakeholdern die relevanten Argumente zu vermitteln. Bewährt hat sich ein Vorgehen in sieben Schritten.
- Definition der Sicherheitsbereiche: Einteilung der vorhandenen Flächen und Räumlichkeiten je nach Sicherheitsbedarf und Größe der Nutzergruppen.
- Definition der Personenkreise: Festlegung von Gruppen und Rollen mit unterschiedlichen Zugangsrechten.
- Berechtigungskonzept: Ausarbeitung der passenden Zugangsberechtigungen, indem Sicherheitsbereiche und Personenkreise miteinander in Beziehung gesetzt werden.
- Verwaltungsorganisation: Entscheidungen treffen, wer für die Vergabe und das laufende Management von Zugangsberechtigungen verantwortlich sein soll – zentral oder dezentral?
- Auswahl der Technologien: Welche Vor- und Nachteile haben Kartensysteme und RFID-Tags oder elektronische Schlüssel; wo sind welche Technologien sinnvoll, wie können sie kombiniert werden?
- Wartungskonzept: Nicht nur die Investitionskosten sind von Belang; auf die Gesamtlebenszeit der Zugangslösung fallen Wartungskosten sehr viel stärker ins Gewicht.
- Türschließung: Es muss sichergestellt werden, dass die Zugänge verschlossen sind, damit nur befugte Personen Zutritt haben, sonst wird das Sicherheitskonzept ad absurdum geführt.
Checkliste: Wie wird meine Hochschule sicher?
Eine geeignete Zugangslösung muss mehreren Anforderungen gerecht werden. Zum einen steht die Sicherheit ganz weit oben. Diese Aufgabe reicht vom Schutz vor Gefahren, etwa in Laboren oder Maschinenräumen, oder vor gefährlichen Materialien in Lagerräumen, über den Schutz von persönlichen Daten sowie geistigem Kapital in Form von Forschungsdaten und -ergebnissen bis hin zum Schutz vor Diebstahl von teuren Materialien und Geräten oder auch Vandalismus.
Als zweites muss auch die Bedienbarkeit im Universitätsalltag beachtet werden: Sind die Lösungen so angelegt, dass die Bedienung nicht zu unnötigem Aufwand führt? Sonst steht zu befürchten, dass sich die Nutzer mittels Ausweichstrategien behelfen, die dann das Sicherheitskonzept unterlaufen – etwa wenn Türen verkeilt und damit Zugänge für jeden geöffnet werden.
Nicht zuletzt gilt es auch, die Wirtschaftlichkeit im Blick zu behalten. Es kann sich lohnen, in eine teurere Technologie zu investieren, wenn sich die Mehrkosten bei der Anschaffung über Vorteile bei der Wartung schnell amortisieren.
Die oben genannten Schritte tragen dazu bei, diese Anforderungen unter einen Hut zu bringen und daraus ein tragfähiges Gesamtkonzept zu entwickeln.
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