Schlüsselausgabe und -rücknahme, Lagerhaltung und Verwaltung: oft sind es die vielen kleinen Handgriffe, die – zigfach wiederholt – eine Menge Zeit kosten, die für andere Tätigkeiten fehlt. Verantwortliche in der Wohnungswirtschaft sollten sich darüber Gedanken machen, was solche Ineffizienzen kostet und wie sie behoben werden können.
1. Schlüssel besorgen und bevorraten
Welcher Mieter wann wie viele Schlüssel benötigt, ist für eine Hausverwaltung schlicht nicht vorhersagbar. Daher ist bei einer mechanischen Schließanlage jede Anforderung jeweils ein individuelles Projekt, verbunden mit dementsprechend hohen Kosten, weil oft nur einzelne Schlüssel nachgefertigt werden müssen. Auf Verdacht mehr Schlüssel anzufertigen bindet dagegen Kapital – das möglicherweise völlig unnötig ausgegeben wird.
Hier kann eine elektronische Schließlösung punkten. Die äußere Form der Schlüssel ist immer gleich und muss nicht bearbeitet werden. Sie werden einfach nur programmiert und können dem Mieter sofort ausgehändigt werden, ohne Wartezeiten, ohne langwierige Bestellprozesse. Die Lagerhaltung beschränkt sich darauf, eine Anzahl neutraler Rohlinge bereitzulegen. Auch zurückgegebene Schlüssel füllen den Bestand wieder auf, da sie eben nicht, wie ein mechanischer Schlüssel, zu einem bestimmten Zylinder gehören, sondern für jeden Zweck programmiert werden können.
2. Verwaltung der Schlüssel
Sie sollten nicht unterschätzen, wie viel Aufwand die Verwaltung mechanischer Schlüssel verursachen kann. Dem Schlüssel selbst ist kaum anzusehen, welchen Zylinder er schließt. Es droht Verwechslungsgefahr, was verärgerte Mieter und weitere Arbeitsprozesse nach sich zieht.
Haustür, Wohnungstür, Keller, Garage, Fahrradschuppen etc.: je mehr Schlüssel der einzelne Mieter bekommt, umso größer ist der Verwaltungsaufwand. Bei größeren Familien, wo mehr Personen eigene Schlüssel benötigen, steigen Schlüsselverluste und Kapitaleinsatz.
Die elektronische eCLIQ-Schließanlage verfolgt dagegen ein Ein-Schlüssel-Konzept, der die Zugangsberechtigung für alle Türen enthält. Zurückgegebene Schlüssel werden einfach ausgebucht und verlieren damit ihre Berechtigung. Dies ist ein zusätzlicher Sicherheitsfaktor, denn werden solche Schlüssel bei der Verwaltung gestohlen, hat der Dieb damit keinen Zugang. Umgekehrt ist die Ausgabe von Schlüsseln immer mit der Zuweisung an eine Person verbunden, so dass die Erteilung von Zugangsberechtigungen immer revisionssicher und lückenlos dokumentiert ist.
3. Wegezeiten wegen Schlüsselausgabe
Eine weitere Frage ist: Wie kommt der Schlüssel zum Nutzer? Sie stellt sich weniger bei Mietern oder Mitarbeiter, die Schlüssel für Wohnung oder Büro dauerhaft nutzen, sondern vielmehr bei externen Dienstleistern und Handwerkern, die nur vorübergehend Zugang zu Gebäuden und Räumen benötigen.
Entweder muss jemand von der Hausverwaltung zum Objekt fahren, um dort die Schlüssel zu übergeben, oder der Dienstleister muss zunächst die Hausverwaltung ansteuern und von dort aus zum Objekt weiterfahren. So oder so – für eine der beiden Seiten fallen unproduktive Wegezeiten an, die sich im Laufe eines Jahres auf viele Stunden vergeudeter Arbeitszeit summieren.
Der Schlüsselkasten mit PIN-Code, ähnlich wie bei Ferienwohnungen, kann das Problem nur scheinbar lösen: Wird der PIN-Code nicht täglich geändert – was wiederum mit Wegezeiten verbunden ist – stellt er eine Sicherheitsgefahr dar.
Im Gegensatz zu mechanischen Schlüsseln kann ein digitaler Schlüssel dauerhaft bei Dienstleistern und Handwerkern verbleiben. Denn die Zugangsberechtigungen lassen sich auch aus der Ferne erteilen und entziehen. So können dauerhaft Zugänge in bestimmten Zeitfenstern geschaltet werden. Oder es werden individuelle Berechtigungen je nach Anlass erteilt. Der CLIQ-Connect-Schlüssel kann diese Berechtigungen einfach aus der Ferne per Bluetooth vom Smartphone erhalten – ganz ohne nervige und teure Wegezeiten.
4. Leerwohnungssanierung
Mieterwechsel werden gerne genutzt, um ältere Wohnungen umfassend zu sanieren. Dann sind verschiedene Gewerke abwechselnd zugange, die in der Leerwohnung Werkzeuge, Maschinen und Materialien lagern. Diese stellen oft erhebliche Werte dar – eine große Verlockung für Langfinger.
Bei der sogenannten „Bauschließung“ werden die mechanischen Schließzylinder vorübergehend ausgetauscht, so dass nach Ende der Baumaßnahme kein Zugang mehr mit verlorenen oder nachgemachten Schlüsseln möglich ist. Während der Leerwohnungssanierung weiß jedoch jeder beteiligte Handwerker genau, welcher Schlüssel welchen Zugang verschafft. Neben möglichem Diebstahl sind beispielsweise auch die Verschmutzung nach der Wohnungsendreinigung ein Problem, das daraus resultiert.
Kommen dagegen elektronische Schließzylinder zum Einsatz, können die Berechtigungen zeitlich für die einzelnen Gewerke vergeben werden, angepasst an Projektfortschritt. Nach Abschluss der Sanierung werden allen Handwerkern die Berechtigungen für diesen Einsatzort entzogen.
Ein CLIQ-Connect-Schlüssel kann umgehend für Folgeaufträge in anderen Wohnungen aus der Ferne umprogrammiert werden. Ein solcher Bluetooth-fähiger Schlüssel kann auch dem Makler Zutritt verschaffen, der die anschließenden Wohnungsbesichtigungen organisiert.
5. Überblick über Zugangsberechtigungen
Bei einer mechanischen Schießanlage ist es schwierig, den Überblick zu behalten: Wer hat welchen Schlüssel? Welche Zugangsberechtigungen sind damit verbunden? Wieviel Schlüssel sind im Umlauf? Sind beim Auszug alle Schlüssel zurückgegeben worden?
Bei einer eCLIQ-Schließanlage werden die Daten über Nutzer, Schlüssel und Zylinder sowie die jeweiligen Zugangsberechtigungen im CLIQ-Local-Manager oder der Webversion CLIQ-Web-Manager erfasst und stehen dementsprechend per Knopfdruck zur Verfügung. Die Daten können jederzeit aktuell exportiert und für Reportings (Dsgvo Konform) digital genutzt werden, ohne aufwändige Datenrecherchen oder eine manuelle Erfassung von papierbasierenden Verzeichnissen für die Weiterverarbeitung.
